2013年9月22日 星期日

BPM(Business Process Management)與ICT ---- ICT對於提高業務流程的績效是否真的管用?(一)

BPM,尤其是利用ICT來提高業務流程的績效,最近似乎又熱門起來。ICT對於提高業務流程的績效是否真的管用?這是一個老掉牙的題目,也早就已經有各種不同的結論出來,但是筆者還是希望在此與大家分享本人的親身經歷和心得。

大約二十年前,筆者曾經在新竹科學園區的某家電子公司當過工業工程師,所負責的是傳統的工業工程的工作,例如:標準工時的制定、生產流程的安排等等,其中也包含某些報表的產出,例如:當日各個產品的產出量、所花費的工時及其成本等等。

為了產出這些報表,筆者必須收集從生產線而來的各種數據並且加以整理和計算,因而每日都要花費大量的時間在這上面。筆者的老闆發現筆者每日花費大量的時間在這種重複而無聊的工作上,深覺浪費人才,因而要求筆者將這些作業電腦化。

於是筆者遵從指示,將這個簡單的作業流程電腦化。由於年代久遠,筆者已經不是記得很清楚,似乎是在古老的IBM PC(808680286)上利用古老的dBASE寫一個簡單的程式。這件事情很容易,只要花個 一兩 天就可以解決。從此以後,筆者的生產力大為提高,同時工作負擔也大為減輕。

故事到此,大家可能馬上下結論:ICT對於提高業務流程的績效真是管用。真的是這樣嗎?先別急,且聽筆者慢慢道來。

由於業務流程電腦化的結果,筆者的生產力大為提高,同時筆者的老闆也沒有料到會有這種情況發生,一時之間也找不出事情給筆者作,於是筆者突然間多出很多空閒的時間。這些多餘的時間要做什麼?由於生產線上美女眾多,同時筆者年輕英俊,因此到生產線找美女搭訕、聊天並且大受歡迎,是自然而然的結果〔啊!令人懷念的昔日美好時光〕。

由於筆者是公司裏唯一的工業工程師,因此美女們都不叫我的名字而稱呼我「IE(Industrial Engineering)」。IE這兩個字從美女的櫻桃小口的舌尖上吐出來,真是如黃鶯出谷、聲聲悅耳,令人通體舒暢。不相信,你可以找個美女試試看,如果妳本身就是美女,現在就可以試看看,絕對比ITICT好聽多了。

在此激勵之下,筆者三不五時、只要有空、就算沒空也要想盡辦法,到生產線溜搭、溜搭。直到有一天,當筆者在生產線與眾多美女哈拉的時候,生產線的領班突然來找我〔她是一位身材壯碩、相貌普通的年輕女子,因此筆者與她的關係僅限於工作上的良好互動。相信我,對一個制定標準工時、專門負責擠出生產效率的工業工程師而言,要與生產線有良好的互動,不是一件容易的事〕。筆者看著她嚴肅的臉孔,心裏立刻浮出不祥的預感。

果然,這位領班以嚴肅的聲音對筆者下了最後通牒:「IE,可不可以請你以後不要來生產線聊天,你破壞了我們的生產效率!」〔其實,在生產線上,就算不是美女,也都稱呼筆者IE。附帶一提,為什麼是領班而不是其老闆(生產部門副課長)來講這件事?這位副課長是一位長相普通的年輕男子,因此生產線上的眾多美女對其態度是介於歡迎與不歡迎之間。當時他正在研讀情書大全,對公司外的一位美女展開情書攻勢,同時不時邀請筆者共享其情書大作及其美麗與哀愁,因此無暇顧及此事。筆者曾經問他生產線上有眾多美女,為何捨近求遠?他回答為了顧及生產線的和諧和效率,他謹守「兔子不吃窩邊草」的戒律。〕

這句話如同晴天霹靂,打得筆者全身焦黑兼冒煙。身為IE應該以提升生產效率為己任,如今卻成為破壞生產效率的元兇!雖然這件事是因作業電腦化而起,但是筆者本身年輕英俊以及不知道要遵守「兔子不吃窩邊草」的戒律,也要負絕大的責任。筆者在深感慚愧、對不起師長、全人類和宇宙之餘,決定要做個年輕英俊並且年輕有為的人,因此除非必要,絕不到生產線。從此之後,生產流程的效率恢復正常,既沒有提高,也沒有降低。

故事到此,結論可能是:ICT對於提高個人的生產力可能有用,但是對於整體業務流程的績效未必有用,在本案例中還可能有害。

其實,流程改變所造成的影響千變萬化,〔圖A1〕說明其中的三種可能的情況:




《未完待續》


《《《《《《《《《《《《《《《《》》》》》》》》》》》》》》》》》

資訊和通訊科技基礎建設的浮現,對企業界人士產生各種不同的衝擊,例如:
l   如果你是高階經理人,你如何讓企業和ICT(資訊和通訊科技)的策略和目標結盟,以提升企業的競爭優勢?你應該作成哪些與ICT相關的決策,而不會讓ICT花費大筆的預算,卻達不到你想要的結果?
l   如果你是資訊長,你如何擬定ICT的策略和目標,與事業單位溝通,建立ICT組織,扮演好ICT的角色,以提升企業的競爭優勢,而不會被批評為只是花錢的單位,毫無貢獻?
l   如果你是資訊部門經理,你如何根據企業的ICT策略和目標,建立相關的流程和組織,例如:服務中心、意外事件管理流程、異動管理流程、資訊安全管理流程等等,並且據以實行,以達成ICT目標?
l   如果你是系統、網路、應用軟體管理、設計、開發、操作人員,你如何將自己從技術人員提升到管理人員,對企業整體的ICT基礎建設及其管理有一個全面的了解,從而提升自己在公司的地位?
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2.    資訊和通訊科技基礎建設與價值鏈,
3.    資訊和通訊科技基礎建設與電子商務,
4.    資訊和通訊科技基礎建設管理系統模式,
5.    企業和ICT的策略和目標,
6.    ICT基礎建設和管理系統規劃和實行,
7.    服務中心(The Service Desk)
8.    意外事件管理(Incident Management)
9.    問題管理(Problem Management)
10. 建構管理(Configuration Management)
11. 異動管理(Change Management)
12. 上線管理(Release Management)
13. 服務水準管理(SLM, Service Level Management)
14. ICT服務的財務管理(Financial Management for ICT Services)
15. 容量管理(Capacity Management)
16. ICT服務連續性管理(ICTSCM, ICT Service Continuity Management)
17. 可利用性管理(Availability Management)
18. 應用軟體管理(Application Management)
19. ICT基礎設施管理(ICTIM, ICT Infrastructure Management)
20. 資訊安全管理(Security Management)

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